Telisik Jeroan Mesin KOPI Delft 2014/2015

Tulisan ini saya dedikasikan untuk semua sahabat saya yang telah menjadi rekan kerja paling yahud selama setahun terakhir. Kami semua tergabung dalam Divisi Ilmiah Perhimpunan Pelajar Indonesia di Delft (PPI Delft).

Terhitung sejak pertengahan April 2014, saya diamanahi oleh Ketua PPI Delft 2014/2015, Mas Yudha Prawira Pane, sebagai koordinator Divisi Ilmiah organisasi ini. Tugas utama saya bersama teman-teman dalam tim ini adalah mengkoordinir penyelenggaraan program acara semi-ilmiah yang diberi nama Kolokium Pelajar Indonesia di Delft, atau disingkat KOPI Delft. Seminar mini dan diskusi ini terbuka untuk diikuti oleh seluruh anggota PPI Delft maupun siapa saja yang tertarik. Narasumbernya adalah para mahasiswa di Delft sendiri, terutama yang baru atau sudah selesai melakukan proyek penelitiannya, atau tamu yang sengaja diundang untuk berbagi pengetahuan sesuai dengan bidang keahliannya.

Lalu, bagaimana kami bekerja? Harus diakui, tanpa kegiatan organisasi semacam PPI ini pun, setiap anggota tim yang saya pimpin ini sudah cukup sibuk dengan aktivitasnya masing-masing. Baik yang sedang menempuh studi S2 (M.Sc.) maupun S3 (Ph.D.), semuanya mempunyai agenda sendiri-sendiri, baik kuliah, riset maupun meeting dengan pembimbing atau mitra kerja. Kenyataan inilah yang membuat Divisi Ilmiah sama sekali tidak pernah mengadakan kopi darat, bertemu dan melakukan rapat secara intensif di sepanjang satu tahun periode kepengurusan. Kopi darat atau ‘ketemuan’ hanya berlangsung di sela-sela acara KOPI Delft berlangsung.

Satu-satunya media kami untuk berkomunikasi secara intens adalah e-mail. Melalui surat elektronik yang terhubung pada semua alamat anggota tim, kami berinteraksi satu sama lain. Metode semacam ini kemudian kami sebut sebagai ‘e-Rapat’. Ternyata, dengan cara ini diskusi tetap saja bisa mengalir. Bahkan, rekor 114 thread pernah tercapai untuk membicarakan persiapan dan finalisasi acara kolokium di bulan Oktober 2014 lalu.

Lalu, apa yang dibicarakan dalam e-rapat? Ya, tidak ubahnya seperti rapat biasanya, apapun kami bicarakan. Namun, yang tidak pernah kami lupakan adalah pendelegasian tugas dalam mengeksekusi sebuah agenda kolokium. Singkatnya, untuk sebuah acara KOPI Delft, hanya dibutuhkan lima orang saja untuk bertugas di lapangan, yakni seorang sebagai moderator, seorang operator kamera video yang merekam  acara, seorang lagi sebagai reporter yang meliput isi presentasi yang disampaikan, seorang dengan kamera untuk dokumentasi foto, serta satu orang lagi yang menjamin ketersediaan konsumsi saat acara berlangsung. Meski demikian, untuk mendukung kesuksesan acara, masih diperlukan dua orang lagi yang menjalankan tugas yang cukup krusial, yakni seorang yang bertugas mencarikan tempat untuk acara kolokium dan publikasi acara tersebut menjelang hari-H. Kecuali publikasi, keenam tugas tadi digilirkan kepada siapa saja anggota tim yang ingin berpartisipasi dengan menjalankan salah satu tugas tersebut.

Tibalah di hari-H. Apa yang sudah direncanakan secara detil dan matang dalam e-Rapat tinggal dieksekusi di lapangan. Seusai acara kolokium, bukan berarti pekerjaan tim selesai, terutama bagi tim reporter dan dokumentasi video. Video rekaman acara kolokium selanjutnya diolah sedemikian rupa hingga dapat diunggah dalam Youtube. Selain dapat dinikmati oleh siapapun yang tidak sempat hadir dalam kolokium, kehadiran video dalam format seperti ini juga membantu tim reporter dalam penyusunan liputan, sehingga diperoleh liputan yang berbobot, lengkap dan informatif. Di akhir proses, liputan dan video diiunggah dalam website resmi KOPI Delft dan laman facebook PPI Delft. 

Lewat pola kerja seperti ini, setidaknya Divisi Ilmiah PPI Delft periode 2014/2015 telah menghadirkan 17 narasumber, baik mahasiswa master, doktoral, profesional, peneliti, dosen hingga profesor, untuk berbagi ilmu bersama dan menebar inspirasi dalam acara KOPI Delft. 

Tentu, apa yang kami lakukan tidaklah seheroik aksi pemuda Indonesia di Belanda di era pergerakan nasional tahun 20-an. Namun, kami yakini, semua ini adalah kontribusi kecil yang mudah-mudahan bermanfaat bagi Indonesia, walau kami sendiri tidak tahu kapan manfaat itu bisa dirasakan oleh masyarakat Indonesia.

Akhir kata, saya mengucapkan terima kasih kepada semua anggota tim: Pak Yazdi, Pak Senot, Pak Dieky, Pak Agus, Pak Isnaeni, Mbak Ajenk, Bu Pungky, Mbak Fiona, Pak Adhi, Mas Yudha, Mas Damar, Mas Hariadi Jejey dan Mas Dhata. Senang bekerja sama dengan saling belajar bersama. Semoga karya kecil kita ini memberi kontribusi bagi kemajuan Indonesia. Demikian pula, rasa terima kasih saya haturkan kepada pengurus PPI Delft 2014/2015 serta semua teman yang setia mengikuti dan membantu setiap acara KOPI Delft.